Frage vom 04.02.2014 (14:57 Uhr)

Telefonieproblem in Arztpraxis

Ich habe eine Problem in meiner Arztpraxis. Meine Arzthelferinnn verbringen zu viel Zeit am Telefon. Währenddessen bleiben Aufgaben in der Praxis liegen und die Patienten stehen Schlange an der Anmeldung. Klingeln lassen sollen sie das Telefon aber auch nicht.
Die Lösung scheint mir, dass meine Arzthelferinnen quasi "Sprechstunden" am Telefon einstellen können, wenn z.B. gerade niemand an der Anmeldung steht oder sie ohnehin in der der Nähe des Telefons arbeiten. Außerhalb der erreichbaren Zeiten und bei besetzt sollen die Anrufer dann eine Ansage und evtl. Warteschleife hören, nach einer gewissen Zeit dann die Ansage, dass sie später wieder anrufen sollen.

So, mein 2. Problem ist, dass wir Ärzte in den Sprechzimmern auch Telefone haben. Die sollen aber natürlich nicht dauernd klingeln, vor allem nicht, wenn auf den Apparaten der Arzthelferinnen gesprochen wird oder sie "nicht erreichbar" sind. Aber die Telefone von uns Ärzten sollen natürlich trotzdem in die Telefonanlage integriert sein. Es müssen auch manchmal Anrufe zu uns durchgestellt werden. Ich will aber nicht, dass die Arzthelferinnen jeden einfach durchstellen können. Kann man auch da irgendwas einrichten, dass ich bspw. an meinem Telefon erst "freischalten" muss, dass jemand durchgestellt werden darf.

Ist ein solches Szenario überhaupt denkbar? Wenn ja, wie? Was brauche ich da an Technik? Ich habe bisher eine Telefonanlage von Auerswald, das Modell kenne ich leider nicht. Wir haben 1 Telefon an der Anmeldung, das sich 2 Arzthelferinnen teilen, dann noch 3 Telefone in den Sprechzimmern, 1 davon ist schnurlos.
Ich möchte auch demnächst auf die papierlose Praxis umsteigen. Ist es möglich, dass zumindest das Telefon der Schwestern an den PC verbunden ist, so dass sie Telefonnummern gleich am Rechner wählen können? Im Moment suchen sie sich Nummern teilweise aus papier'nen Adressbüchern oder teilweise auch schon aus den elektronischen Patientenakten raus und wählen dann normal am Telefon. Es würde aber ja sicher Zeit sparen, wenn das entfällt.
Ich wäre aber auch bereit, neu zu investieren, wenn wir die Abläufe in der Praxis dadurch verbessern können.

Vielen Dank schon im Voraus für die Antwort!
Antwort vom 04.02.2014 (16:37 Uhr)
Gentsch-Elektrik
Hallo, ihre Wünsche lassen sich realisieren. In welcher Art und welchem Umfang lässt sich jetzt noch nicht sagen, da wir ihre vorhandene Technik nicht kennen (Auerswald hat über die Jahre viele verschiede Telefonanlagen gehabt). Mein Vorschlag ist, das wir einen Termin bei ihnen machen, damit wir uns einen Überblick ihrer vorhandenen Technik machen können und wie ihre Wünsche umgesetzt werden. Rufen sie uns diesbezüglich bitte an, da wir keine Kontaktdaten von ihnen sehen. Wir freuen uns auf ihren Anruf.
Viele Grüße aus Glauchau das Team von Gentsch-Elektrik Wehrstr. 13d 08371 Glauchau Tel. 03763 172990 mail: gentsch-gc@t-online.de